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不要从老鼠身上挤奶 时间管理很重要

“不要从老鼠上挤奶”,首先要求我们只做“正确的事情”。在探讨这个问题之前,让我们先来区别一下效率和效果,免得把效率和效果这两者混为一谈。有效率,指的是正确地去完成一个任务或做一件事情以及完成某件事情的过程。而另一方面,有效果所涵盖的范围就要广泛得多,也重要得多。《有成效的管理者》一书的作者彼德,杜克对效率和效果两者的区别是这样解释的:效率是指正确地做事,效果是指做正确的事。如果我们做的是不正确的事情,那么不管花多少时间去“正确地”做它,都不会有什么好的效果的。那么,怎样知道我们所做的事情是否是有效果的事情昵? 一句话,一切有利于目标达成的事情都是有效果的事情。

在该做事情时不做,去做其他的事,就是“从老鼠身上挤奶”。想想去从老鼠身上挤奶,即便你花费最大的努力也只能得到很少的成果,即使是从只母老鼠身上挤奶也一样。逃避去做正确的事情,而去做其他的事情,即便是忙得不可开交,看起来也是拚命地工作,但还是等于浪费时间。就心理学来说,这种现象被称为“逃避反应”,就算是一件最平凡、最乏味的事,当它可以阻挠我们去倣自己不想做的事时,也会看起来有趣。

仔细看看我们的“待办事项清单”,上面是否有很多不必要的事在上面,去删掉它或者把它们交给更适当的人选处理。除此以外,“不要从老鼠上挤奶”还要求我们在工作时要小心以下陷阱:

做一些能带给我们立即满足感的事情

当一直做一些能带给我们立即满足感的事情时,我们很快就会觉得厌倦。生命不是百米冲刺,而是马拉松,所以眼光一定要远,看三年、五年、十年甚至一辈子。有些事情,也许现在对我们来说很痛苦(譬如财务规划、撰写企划书),但是它们终究会带来工作上的成就、乐趣和金钱。

做一些容易的一定能完成的事情

总是做一些容易的一定能完成的事情,这看起来似乎是个好主意。我们喜欢看到事情完成,这是获得成就感最快的方式。通过前面我们了解到如果在精力充沛时做无关紧要的工作,那么就是在浪费宝贵而且有限的时间。正确的做法是在一天结束之前,或感到有些疲倦时,再去做那些简单的事情,简单的工作就不会像大型计划般令人畏惧。

做一些琐碎的事情

经验告诉我们,一件琐事通常会招致另一件琐事。经常做一些琐碎的事情的人,总是忙着处理小事,而导致从未接受重要或长期的工作。

把小事做得太完美

把小事不重要的事做得太好是另一个陷阱,将完美主义运用在小事上会使我们忽略重要的事。博恩,崔西曾经说过:“最糟糕的时间管理,就是把根本不重要的事情做得非常好”。

创意人还肩负其他琐碎的工作

在现实生活中,大部分的创意人还要从事过多的其他工作。创意需要专门的时间和专注的态度,而一些琐碎的事情最容易打断好不容易想好的创意。

低估工作所需时间

在作计划时,要把花在一些简单事情上的时间如:打电话、清理办公室、处理邮件等计算在内。

我们经常被一些并不是真的很紧急的突发事件所耽搁,为不是我们的工作范围内的事情花很长的时间。避免这种情况的方法是设定并遵守明确优先顺序。

无法专注

感到无聊,所以停下脚步信手涂鸦,无法专注做一件事情。为避免发生这种情况,我们可以站起身逛逛,和同事来个脑力激荡,花点时间看看别的案子,再回到原先的企划案上。

被动追赶

我们总是被别人的进度苦苦追赶。马克·艾伦(Mark Allen)是世界级的长跑选手,以前他总是输给达福·史考特(Dave Scott),最后他学会走自己的路,保持自己的韵律节奏,不再受到史考特节奏的影响。这样做之后,艾伦打败了史考特,也一再获得胜利。

缺少计划

缺乏对未来的规划会影响我们现在的发展。当确定我们的长期目标,就容易安排眼前的优先顺序。每件事情都有关联性。缺乏计划会导致决策错误,事倍功半。

缺少行动力

过多的计划但行动力不足和没有计划是一样的糟。我认识一个人,他准备绿化后院已经很多年了,执行计划也非常详细。可是他不断地拖延,直到后院上杂草丛生,才真正执行。

切记时间管理的目的是指在正确的时间内,用最少的时间,把对的事情(有助于我们达成目标的事情)做对。切记是正确的事情!有哪些不对的事情,坚决停止做它。

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